Guias para tirar a correria do seu dia.
Passo a passo para organizar a operação, com ou sem o Will. Cada guia usa as ferramentas que você já tem, e o último passo mostra o que o Will faz por você.
Todos os guias
Como organizar as pendências da operação em 30 minutos por dia
Um ritual curto para saber o que travou, o que precisa de você e o que pode esperar, sem abrir todos os sistemas a cada pergunta.
- Uma vez só: junte as pendências num lugar, numa planilha ou num quadro de tarefas, com uma linha para cada uma.
- Uma vez só: dê a cada linha um responsável, a próxima ação e a data em que ela precisa acontecer.
- Minutos 0 a 5: filtre o que vence hoje e o que já passou da data.
- Minutos 5 a 15: para cada item atrasado, descubra o que falta e quem pode destravar.
- Minutos 15 a 25: decida o que depende de você e mande as mensagens do resto.
- Minutos 25 a 30: atualize a próxima data de cada linha e anote o que travou e por quê.
- Com o Will: ele monta e mantém essa lista sozinho, a partir do ERP, do e-mail e do ClickUp. Cada pendência já vem com responsável, próximo passo e data, e o que é só correr atrás ele mesmo faz. Você olha só o que precisa de você.
Como montar uma lista de acompanhamento de fornecedores
Uma planilha com as colunas certas para saber o que cada fornecedor prometeu, quando e quais pedidos de clientes dependem disso.
- Crie uma linha para cada compra em aberto, não para cada fornecedor.
- Use as colunas: fornecedor, o que foi pedido, quantidade, data prometida e onde a promessa foi feita.
- Acrescente os pedidos de clientes que dependem de cada compra.
- Acrescente a data do próximo contato e quem acompanha.
- Pergunte sempre com data: "Vocês confirmam a saída na sexta, dia 2? Se mudou, qual é a nova data?"
- Depois de uma ligação, registre o combinado num e-mail curto.
- Com o Will: ele lê os e-mails e as conversas de WhatsApp dos fornecedores, liga cada compra aos pedidos no ERP e cobra cada fornecedor com a data e o pedido na mensagem.
Como responder "cadê meu pedido?" sem abrir cinco sistemas
Um roteiro para o atendimento acertar a resposta na primeira vez, com a data e a fonte.
- Combine onde mora o status de cada pedido: no ERP, e não na memória de alguém.
- Liste os motivos de atraso mais comuns: falta de estoque, compra atrasada, expedição e transportadora.
- Escreva uma resposta modelo para cada motivo, com espaço para a data.
- Antes de responder, confira a data na fonte. Sem certeza, diga quando você volta com a resposta.
- Combine com a operação um aviso rápido para o atendimento sempre que um pedido atrasar.
- Com o Will: ele junta o pedido na Nuvemshop ou no Mercado Livre, a nota no Bling e o rastreio no Melhor Envio e responde o cliente com a data certa e a fonte.
Como delegar para a IA sem perder o controle
O que definir antes de colocar uma IA para trabalhar nos sistemas da empresa: o que ela faz sozinha, o que passa por uma pessoa e como acompanhar.
- Liste o que a IA pode fazer sozinha, o que ela traz para uma pessoa decidir e o que ela nunca faz.
- Defina quem decide cada tipo de ação: mensagem para cliente, mudança de prazo, desconto, pagamento.
- Comece pelo trabalho repetido, como cobrar fornecedor e responder "cadê meu pedido?".
- Exija a fonte de cada resposta. Informação sem fonte não vale como resposta.
- Guarde o registro de cada ação: o que foi feito, por quem e quando.
- Depois de algumas semanas, revise o combinado e deixe a IA fazer mais sozinha.
- Com o Will: você decide o que ele faz sozinho e o que ele traz para você. Pagamentos e o que você marcar como sensível sempre passam por você, e tudo fica com recibo.
Comece pelo que você corre atrás na mão.
Planos sob medida para a sua empresa. Conte o que mais toma o dia do seu time, e o Will começa por aí.