Matrícula com o que falta
O Will confere os documentos que cada família mandou, pede o que falta pelo canal que ela usa e dá baixa na lista da secretaria.
Will
Hoje, quem corre atrás de cada documento da matrícula é você.
O Will trabalha no Gmail, no WhatsApp, no Google Agenda e nas planilhas da secretaria. Ele confere os documentos da matrícula, lembra cada família do que falta, responde as dúvidas do dia a dia e cobra os fornecedores da escola.
SSôniasecretaria
Hey Will, confere os documentos das matrículas novas.
Willfeito
GmailAbri o que as 12 famílias novas mandaram
Planilhas GoogleConferi cada documento com a lista da secretaria
WhatsAppPedi a 4 famílias o que faltava
Google AgendaMarquei a entrevista das 8 completas
Feito.8 matrículas completas e 4 famílias avisadas do que falta. Na sexta, confiro de novo e fecho a lista.
Exemplo · Escola Bem-te-vi (fictícia), da educação infantil ao 9º ano, 70 pessoas.
Hoje, sem o Will
Cada ida e volta vira trabalho do Will.
Estas são as idas e vindas de um dia comum. O Will assume todas e te conta quando estiver feito.
Seu dia até agora5idas e vindas
- Respondi três e-mails sobre o horário da saída
- Separei as famílias sem o contrato da rematrícula
- Expliquei de novo a lista de material do 2º ano
- Pedi ao fornecedor a nova data dos uniformes
- Corri atrás da assinatura da direção em cinco contratos
Deixa que eu lembro cada família. A matrícula fecha no prazo.
O que o Will tira do seu prato
Dúvidas das famílias respondidas
Horário, material, uniforme e calendário: o Will responde com base nos comunicados da escola e diz de qual comunicado tirou a resposta.
Reuniões e eventos marcados
O Will encontra o horário das professoras no Google Agenda, convida as famílias e lembra na véspera.
Fornecedores da escola
Uniformes, material, manutenção e transporte: o Will cobra prazos e pendências de cada fornecedor e avisa a secretaria da data nova.
Mensalidades em dia
O Will cruza as mensalidades com o que entrou no banco pelo Open Finance e lembra, com cuidado, a família que atrasou.
Guia rápido
IA para escolas: 5 usos práticos na secretaria
IA na escola serve para escrever comunicados claros, organizar matrícula e rematrícula e responder os responsáveis mais rápido. Veja cinco usos que o Will faz no e-mail, no WhatsApp e nas planilhas da secretaria. Com dados de alunos menores de idade, o Will vê só o que a escola liberar.
- Comunicado claro para os responsáveisCom as informações do evento ou da mudança, o Will escreve um comunicado curto com data, horário, o que levar e a quem perguntar, e manda por e-mail e pelo WhatsApp.
- Perguntas frequentes da rematrículaO Will junta as dúvidas que chegaram no ano passado e escreve respostas breves sobre prazos, documentos, reajuste e desconto para irmãos. No período de rematrícula, ele responde cada família com elas.
- Documentos por etapa de ensinoO Will manda a cada família a lista de documentos da matrícula da etapa certa, da educação infantil ao fundamental, com o que muda para quem vem de outra escola, e cobra o que faltar.
- Resposta acolhedora a uma família preocupadaO Will responde a dúvida com cuidado e marca uma conversa com a coordenação, sem prometer nada antes de a escola decidir.
- Pauta da reunião de paisO Will monta a pauta curta, os avisos que não podem faltar e as perguntas prováveis com a resposta da escola, e manda o convite pelo Google Agenda. Fica mais fácil cumprir o horário.
Para as dúvidas que se repetem, o Will usa o que a escola já escreveu e aponta de qual comunicado saiu cada resposta: veja como ele conhece a escola.
Trabalhe com o Will
O Will dentro do sistema que vocês usam
Ele trabalha na tela que vocês já usam, faz o trabalho e deixa cada passo registrado.
E-mail do atendimentoEntradaAguardandoResolvidos
| De | Assunto | Recebido | |
|---|---|---|---|
| Ana Paula R. | Cadê meu pedido #1842? | 09:02 | |
| Marcos T. | Troca de tamanho | 08:47 | |
| Casa Aurora | Nota fiscal | ontem | |
| Loja Bem-te-vi | Prazo de entrega | ontem | |
| Empório Sul | Segunda via do boleto | ontem | |
| Clara M. | Presente para o dia 12 | ontem | |
| Ateliê Norte | Pedido no atacado | seg |
7 de 31 conversas abertas‹ 1 2 3 … ›
Cadê meu pedido #1842?
DeAna Paula R.
Pedido#1842 · Aguardando fornecedor
Última compraagosto
RespostapendenteenviadaVocêWill
Histórico
09:02Ana Paula perguntou do pedido
09:05Bia pediu a resposta ao Will
09:06Will achou o e-mail da Têxtil Norte
Você trabalha no sistema, e o Will fica ao lado com o contexto.O Will faz no sistema e deixa cada passo registrado. Navegador dentro do Will
Os recursos por trás disso
As partes do Will que fazem esse trabalho. Cada uma tem a sua página.
Um dia com o Will
Exemplo: Escola Bem-te-vi (fictícia), da educação infantil ao 9º ano, 70 pessoas.
Hoje
S
Sôniasecretaria
Quantas famílias devem o contrato da rematrícula?
Will
São 41, pelo que chegou até agora. Dezoito são do fundamental II, e o prazo delas acaba sexta.
S
Sôniasecretaria
Lembra essas dezoito?
Will
Lembrei cada uma pelo WhatsApp, com o prazo de sexta. Seis já mandaram o contrato assinado.
Exemplo · empresa e dados fictícios
Nos sistemas que vocês já usam
- WhatsApp
- Gmail
- Google Agenda
- Planilhas Google
Open Finance
Usa outro sistema? Se tem login, o Will usa também. Veja todos os sistemas.
Os times que mais usam
Perguntas frequentes
Funciona com o sistema de gestão escolar?
Sim. O Will trabalha com o e-mail, o WhatsApp, o Google Agenda e as planilhas da secretaria, com ERPs como Omie e Conta Azul e com os bancos pelo Open Finance. E se o sistema escolar tem login, o Will usa também.
O Will responde as famílias?
Responde as dúvidas do dia a dia com base nos comunicados da escola e diz de qual comunicado tirou cada resposta. Assuntos pedagógicos e casos delicados vão direto para a coordenação.
E os dados dos alunos?
Dados de crianças e adolescentes têm regras próprias na LGPD. O Will trabalha no administrativo da escola, e cada pessoa vê só o que deve. Você decide o que o Will faz sozinho e o que ele traz para você, e tudo fica com recibo. Os detalhes estão em Segurança e LGPD.
E as mensagens das famílias no WhatsApp?
O Will atende no WhatsApp da escola: responde dúvidas, manda lembretes e registra cada conversa junto da família certa.
Veja também
Comece pelo que você corre atrás na mão.
Planos sob medida para a sua empresa. Conte o que mais toma o dia do seu time, e o Will começa por aí.