Cada job num lugar só
Briefing, alterações, prazos e versões de cada job ficam no card do ClickUp, com o e-mail ou a mensagem de WhatsApp de origem.
Will
Hoje, quem corre atrás do retorno do cliente é você.
O Will trabalha no ClickUp, no HubSpot, no Gmail e no Google Agenda da agência. Ele junta briefing, alterações e prazos de cada job, cobra o retorno do cliente e mantém o time sabendo o que mudou.
CCamilaatendimento
Hey Will, manda o status da semana para cada cliente.
Willfeito
- ClickUpJuntei o que andou nos 9 jobs da semana
HubSpotConferi o contato de cada cliente
GmailMandei o status para os 7 clientes
Google AgendaMarquei a reunião que 2 deles pediram
Feito.7 clientes com o status da semana e 2 reuniões na agenda. Três jobs esperam retorno; cobro na segunda.
Exemplo · Estúdio Cajueiro (fictícia), agência de conteúdo e produtora de vídeo, 24 pessoas, com ClickUp e HubSpot.
Hoje, sem o Will
Cada ida e volta vira trabalho do Will.
Estas são as idas e vindas de um dia comum. O Will assume todas e te conta quando estiver feito.
Seu dia até agora5idas e vindas
- Procurei no e-mail a última versão do briefing
- Mandei a versão 2 do vídeo para o cliente
- Juntei as alterações que vieram por e-mail e por WhatsApp
- Perguntei à produção se a diária de sábado está confirmada
- Cobrei o retorno do cliente pela terceira vez
Deixa que eu corro atrás. O job não para esperando o cliente.
O que o Will tira do seu prato
Retorno do cliente sem cobrar três vezes
O Will vê o que está parado esperando o cliente, cobra no canal certo e atualiza o card assim que a resposta chega.
Cada versão com o de acordo do cliente
O Will guarda em qual e-mail ou mensagem o cliente fechou cada versão, para ninguém discutir depois o que foi combinado.
Diárias e reuniões marcadas
O Will acha o horário da equipe no Google Agenda, confirma locação e freelas e manda a ordem do dia para todo mundo.
Status da semana para cada cliente
Toda sexta, cada cliente recebe o que andou nos seus jobs, e o HubSpot fica com o histórico da conta em dia.
Guia rápido
Como usar IA em agências e produtoras: 5 usos práticos
IA na agência serve para deixar o escopo claro, orçar com base no histórico e manter cada job dentro do combinado. Estes são cinco usos que o Will faz no ClickUp, no e-mail e nas planilhas da agência. A ideia e a relação com o cliente são da agência.
- Escopo fechado depois da reuniãoDepois da reunião no Google Meet, o Will escreve o escopo com entregas, rodadas de alteração incluídas, prazos e o que fica de fora, e manda ao cliente para ele confirmar por escrito.
- Pedido fora do escopo identificadoQuando chega uma alteração, o Will confere com o escopo fechado e avisa se ela está incluída. A conversa sobre aditivo fica mais fácil.
- Cronograma de trás para frenteCom a data de entrega e as etapas do job, o Will monta o cronograma reverso no ClickUp, com a data em que o cliente precisa dar o retorno de cada fase, e cobra o cliente quando a data chega.
- Orçamento pelo histórico de jobsAntes de orçar, o Will busca nas planilhas de jobs as horas e os custos de trabalhos parecidos. O preço sai do que aconteceu, e não da esperança.
- O job em uma mensagem para o clienteToda semana, o Will manda ao cliente o que foi entregue, o que depende dele e a próxima data. Ele sabe o que é com ele sem precisar perguntar.
Se a sua agência está entre montar agentes num gerenciador de projetos e ter o Will cuidando da caixa de entrada e dos cards do time, veja a comparação com os agentes do monday.com.
Trabalhe com o Will
O Will dentro do sistema que vocês usam
Ele trabalha na tela que vocês já usam, faz o trabalho e deixa cada passo registrado.
ClickUpListaQuadroCalendário
| Tarefa | Responsável | Status | Prazo |
|---|---|---|---|
| Fotos da coleção de verão | Lia | Em andamento | 09/10 |
| Preço da coleção | Helena | Aguardando aprovação | 08/10 |
| Página do kit presente | Léo | Parado | 07/10 |
| Texto da campanha | Rafa | Em revisão | 10/10 |
| Vitrine de outubro | Lia | A fazer | 14/10 |
| Frete grátis acima de R$ 300 | Gabi | Em andamento | 13/10 |
| Checkout novo | Léo | Em revisão | 16/10 |
7 de 64 tarefas da lista‹ 1 2 3 … ›
Página do kit presente
ResponsávelLéo
BloqueioEspera as fotos da Lia
ListaLançamentos
Prazo07/1011/10VocêWill
Histórico
segLéo marcou a página como parada
10:20Gabi pediu o ajuste ao Will
10:21Will achou o bloqueio: as fotos
Você trabalha no sistema, e o Will fica ao lado com o contexto.O Will faz no sistema e deixa cada passo registrado. Navegador dentro do Will
Um dia com o Will
Exemplo: Estúdio Cajueiro (fictícia), agência de conteúdo e produtora de vídeo, 24 pessoas, com ClickUp e HubSpot.
Hoje
C
Camilaatendimento
O cliente deu retorno da versão 2 do vídeo?
Will
Em parte. A versão foi enviada terça, 16:40, e hoje às 11:02 ele pediu, por e-mail, para trocar a trilha. Já coloquei a troca no card da edição.
C
Camilaatendimento
Lembra ele do prazo de entrega?
Will
Lembrei, no mesmo e-mail: trilha nova na quinta e entrega na sexta. Te conto quando ele responder.
Exemplo · empresa e dados fictícios
Os times que mais usam
Tarefas que o Will tira do prato
Perguntas frequentes
Funciona com as ferramentas da agência?
Sim. O Will trabalha com ClickUp, Slack, Gmail, Outlook e Google Agenda, com CRMs como HubSpot, RD Station e Pipedrive, com Conta Azul e Omie no financeiro e com os bancos pelo Open Finance. E se a ferramenta tem login, o Will usa também.
O Will fala com o cliente da agência?
Fala. Ele cobra retorno, manda o status da semana e confirma diárias por e-mail ou WhatsApp, no tom da agência. Cada mensagem fica ligada ao job.
E o feedback que o cliente manda no WhatsApp?
O Will lê, separa o que é alteração do que é comentário e coloca no card do job, com a mensagem de origem.
Ele mexe em prazo e orçamento sozinho?
Você decide o que o Will faz sozinho e o que ele traz para você. Orçamentos, pagamentos e o que você marcar como sensível sempre passam por você, e tudo fica com recibo.
Comece pelo que você corre atrás na mão.
Planos sob medida para a sua empresa. Conte o que mais toma o dia do seu time, e o Will começa por aí.